メール、ネットバンキング、通販サイト、業務システム、ホームページの管理画面。仕事で使うパスワードは年々増えています。社員数の少ない事務所や店舗では、「みんなで同じパスワードを使い回している」「付せんに書いてモニターに貼ってある」ということも珍しくありません。ここでは、無理なく続けられるパスワード管理のルールを4つ紹介します。
ルール1：使い回しをやめる
いちばん大切なのは、同じパスワードを複数のサービスで使わないことです。どこか一つのサービスから情報が漏れたとき、同じパスワードを使っているほかのサービスにも次々にログインされてしまうおそれがあります。特に、メールのパスワードは要注意です。メールに入られると、ほかのサービスのパスワード再設定もできてしまうからです。
ルール2：長く、推測されにくいものにする
会社名や電話番号、誕生日などを使ったパスワードは推測されやすく危険です。短く複雑な文字列よりも、意味のない単語をいくつか組み合わせた長めのものの方が、覚えやすく、破られにくいとされています。サービス側で文字数や記号の条件が決まっている場合は、それに合わせて作りましょう。
ルール3：保管の方法を決めておく
すべてのパスワードを覚えておくのは現実的ではありません。大切なのは、「どこに、どう保管するか」を事務所として決めておくことです。
- パスワード管理ソフトを使う：パスワードを暗号化してまとめて保管できます。社内で共有する機能があるものもあります。
- 紙で保管する場合：机の上やモニターには貼らず、鍵のかかる場所に保管します。誰が持ち出したかわかるようにしておきましょう。
どちらの場合も、「パスワードを書いたファイルを、パスワードという名前でパソコンのデスクトップに置く」のは避けてください。
ルール4：二段階認証を使えるところは使う
二段階認証（多要素認証）とは、パスワードに加えて、スマートフォンに届く確認コードなどを使ってログインするしくみです。パスワードが漏れても、すぐには不正にログインされにくくなります。メールやネットバンキング、主要なクラウドサービスの多くで設定できるので、重要なものから順に有効にしておきましょう。
担当者が変わるときの注意
退職や異動で担当者が変わるときは、その人が管理していたパスワードを確認し、必要に応じて変更します。「前の担当者しかパスワードを知らない」状態のまま時間がたつと、いざというときにログインできなくなります。誰がどのサービスの管理者なのかを、一覧にしておくと安心です。
まとめ
パスワード管理は、完璧を目指すより、続けられるルールを決めることが大切です。使い回しをやめる、長くする、保管方法を決める、二段階認証を使う。この4つを事務所で共有するだけでも、トラブルの多くは防げます。
