会社のホームページやメールアドレスに使っている「○○.co.jp」「○○.com」などのドメイン。毎日使っているのに、誰の名義で、いつ更新しているのかを把握していない、という会社は意外と多いものです。ここでは、小さな会社がドメインとメールを安全に使い続けるための管理のきほんを紹介します。
先に結論をお伝えすると、押さえるべきは「名義」「更新日と支払い方法」「連絡先メールアドレス」の3点です。これを1枚の管理表にまとめ、年に一度見直すだけで、多くのトラブルは防げます。
ドメインで起こりがちなトラブル
- 更新を忘れてドメインが失効し、ホームページもメールも止まった
- 前の担当者や制作会社の名義で取得していて、手続きができない
- 更新のお知らせが、もう使っていないメールアドレスに届いていた
- 管理画面のログイン情報が誰にもわからず、設定を変えられない
ドメインが止まると、ホームページだけでなく、そのドメインのメールも送受信できなくなります。影響が大きいわりに、普段は意識されにくいのが特徴です。また、失効したドメインは一定の期間を過ぎると他の人が取得できるようになることがあり、取り戻せなくなるおそれもあります。
まず確認したい3つのこと
1. 名義（登録者）
ドメインの登録者が会社になっているかを確認しましょう。個人名や外部の会社名になっている場合は、変更の手続きを検討します。「.co.jp」は、日本で登記された会社が1社につき1つだけ登録できるドメインで、登録の条件があります。ドメインの種類や登録のルールは、.jpドメインを管理しているJPRS（株式会社日本レジストリサービス）のサイトで確認できます。
2. 更新日と支払い方法
多くのドメインは1年ごとの更新です。自動更新にしているか、支払いに使うクレジットカードの期限が切れていないかを確認します。カードを作り直したときや担当者が変わったときは、特に注意が必要です。
3. 連絡先メールアドレス
更新のお知らせや重要な連絡が届くアドレスが、今も誰かが読んでいるものかを確認します。担当者個人のアドレスではなく、会社として共有できるアドレスにしておくと安心です。
管理表に書いておきたい項目
次のような表を1枚作り、紙またはファイルで保管しておきます。ログイン用のパスワードそのものは表に書かず、別の安全な方法で保管しましょう。
| 項目 | 記入例・確認すること |
|---|---|
| ドメイン名 | ○○.co.jp など、使っているものをすべて |
| 登録者（名義） | 会社名になっているか |
| 契約している会社 | ドメインを申し込んだ事業者、サーバー会社 |
| 更新日 | 次の更新日と、自動更新の有無 |
| 支払い方法 | カードの名義と有効期限 |
| 連絡先メール | お知らせが届くアドレスと、それを読む人 |
| 管理画面の担当 | ログインできる人（2人以上が望ましい） |
メールアカウントの管理
社員ごとのアドレスのほかに、「info@」のような窓口用のアドレスを用意すると、担当が変わってもお客さまとのやりとりが途切れません。退職者のアカウントは、すぐに削除せず、転送設定などで引き継いでから整理するのが安全です。
パスワードは、使い回しをせず、推測されにくいものにしましょう。社内でメモを回すのではなく、パスワード管理の方法を決めておくことも大切です（参考：小さな事務所のパスワード管理、まず決めておきたい4つのルール）。
迷惑メール対策の設定も確認を
最近は、会社のドメインを名乗ったなりすましメールを防ぐため、SPFやDKIM、DMARCといった設定が重視されています。これらは「このドメインのメールは、このサーバーから送っています」と受け取る側に知らせるしくみです。設定されていないと、自社から送ったメールが相手の迷惑メールフォルダに入りやすくなります。
たとえばGoogleは、Gmail宛てにメールを送る側に向けて、SPFやDKIMの設定などを求めるガイドラインを公開しています（参考：Google「メール送信者のガイドライン」）。サーバーの管理画面で設定できることが多いので、契約しているサーバー会社の案内とあわせて一度確認してみましょう。
担当者が変わるときの引き継ぎ手順
- 管理表が最新かを、前の担当者と一緒に確認する
- ドメインとサーバーの管理画面に、新しい担当者がログインできることを確かめる
- 連絡先メールアドレスと支払い方法を、必要に応じて会社のものに変える
- 前の担当者だけが知っていた設定（転送、自動返信など）を書き出す
- 前の担当者のログイン権限を外す
ホームページの作り直しや、httpsへの切り替えを予定している場合も、ドメインの管理状況を先に確認しておくと手続きが止まりません（ホームページを作り直す前に確認したい7つのこと）。
年に一度の点検チェックリスト
決算や年度替わりなど、毎年かならず来る時期に合わせて点検日を決めておくと、忘れにくくなります。
- ドメインの登録者が会社名になっている
- 次の更新日を把握していて、自動更新が有効になっている
- 支払いに使うカードの有効期限が切れていない
- 更新のお知らせが届くアドレスを、今いる社員が読んでいる
- ドメインとサーバーの管理画面に、2人以上がログインできる
- 退職者のメールアカウントが、引き継ぎを終えて整理されている
- SPF・DKIM・DMARCの設定状況をサーバー会社の画面で確認した
- 管理表の内容が最新になっている
よくある疑問
制作会社にまかせていても大丈夫？
制作会社が代わりに管理していること自体は珍しくありません。ただし、名義が会社になっているか、更新日はいつか、契約が終わるときにどう引き継ぐかは、自社でも把握しておきましょう。管理表の項目を制作会社に確認して埋めるだけでも十分です。
使っていないドメインはどうする？
昔のキャンペーン用などで取ったまま使っていないドメインも、管理表に載せておきます。手放すと他の人が取得してまったく別のサイトに使うこともあるため、更新を続けるかどうかは、そのドメインが名刺や印刷物にまだ載っていないかも含めて判断します。
まとめ
ドメインとメールは、会社の「住所」と「電話番号」のようなものです。名義・更新日・連絡先の3点を年に一度確認するだけで、多くのトラブルは防げます。まずは管理表を一枚作っておくことから始めてみてください。
