お客さまの名簿や売上の記録をExcelで管理している小さな会社やお店は多いと思います。Excelは手軽で便利ですが、続けているうちに「なんだか大変になってきた」と感じる時期がやってきます。ここでは、専用のしくみへの移行を考えたほうがよいサインと、見直しの進め方をまとめました。
先に結論を言うと、いきなりシステムを選ぶのではなく、「いま一番時間を取られている作業」と「データの状態」を確認することが第一歩です。そのうえで、Excelの使い方を整えるだけで足りるのか、別のしくみに移るべきかを判断します。
見直しを考えたい5つのサイン
- ファイルが増えすぎた：年ごと・店舗ごとにファイルが分かれ、どれが最新かわからない。
- 同時に使えない：誰かが開いていると、ほかの人が入力できない。
- 入力ミスが増えた：同じお客さまが別の表記で何件も登録されている。
- 集計に時間がかかる：月末の集計に毎回半日以上かかっている。
- 担当者しか触れない：複雑な関数やマクロがあり、作った人以外は直せない。
2つ以上当てはまるなら、見直しを考えてよいタイミングです。
移行の前に、Excelのままでできる改善
サインが1つだけなら、Excelの使い方を整えるだけで楽になることもあります。たとえば次のような工夫です。
- 1つの表に1種類のデータだけを入れる：顧客の一覧と売上の記録を同じシートに混ぜない。
- 入力の決まりを作る：会社名の「株式会社」の位置、電話番号のハイフンの有無などを統一する。
- 選べる項目はリストから選ぶ：手入力をへらすと、表記ゆれが起きにくくなる。
- 最新のファイルを1か所に決める：共有フォルダやクラウドの保存場所を1つにし、コピーを作らない。
具体的な操作の工夫は、Excel作業を少しラクにする、覚えておきたい基本ワザで紹介しています。ここまで整えても困りごとが残るなら、移行を考える段階です。
移行先の選び方
既製のクラウドサービス
月額で使える顧客管理や販売管理のサービスは、すぐに使い始められるのが長所です。一方で、仕事の流れをサービスに合わせる必要があり、自社独自のやり方が多い場合は使いにくく感じることもあります。
オリジナルのシステム
業種や仕事の流れに合わせて作るシステムは、今のやり方をそのまま活かせるのが長所です。最初に要件をしっかり整理する必要があり、作るまでに時間がかかります。
どちらがよいかは会社によって違います。大切なのは、「どの作業に一番時間がかかっているか」を先にはっきりさせることです。
比べるときの目安
| 比べる点 | 既製のクラウドサービス | オリジナルのシステム |
|---|---|---|
| 使い始めるまで | 申し込めばすぐ試せることが多い | 打ち合わせと開発の期間が必要 |
| 費用の考え方 | 月額・利用人数に応じた支払いが中心 | 最初の開発費と、その後の保守費 |
| 仕事の流れ | サービスのやり方に合わせる | 自社のやり方に合わせて作れる |
| 向いている会社 | 一般的な管理項目で足りる会社 | 独自の項目や手順が多い会社 |
クラウドサービスの多くには無料の試用期間があります。実際のデータの一部を入れて、ふだんの作業が本当に早くなるかを試してから決めると失敗が少なくなります。
見直しの進め方
- 今のExcelで、どの作業に時間がかかっているかを書き出す
- 絶対に必要な項目と、なくてもよい項目を分ける
- お客さまの重複や表記ゆれを整理して、データをきれいにする
- 小さく試してから、全体を切り替える
特に3つ目のデータの整理は、どの移行先を選んでも必ず役に立ちます。また、切り替えの途中でデータが消えたり壊れたりしないよう、作業の前には必ず元のファイルのバックアップを取っておきましょう。方法は仕事のパソコン、バックアップの基本と続け方にまとめています。
顧客の情報は「個人情報」として扱う
お客さまの名前や連絡先の一覧は、個人情報保護法で守るべき情報にあたります。会社の規模が小さくても対象になり、なくしたり漏らしたりしないための管理（安全管理措置）が求められます。小さな事業者向けには、個人情報保護委員会が分かりやすい資料を公開しています（参考：はじめての個人情報保護法 ～シンプルレッスン～（個人情報保護委員会））。
Excelでもシステムでも、次の点は共通して確認しておきたいところです。
- 顧客名簿を見られる人を必要な人だけにしている
- ファイルやサービスに推測されにくいパスワードを設定している
- USBメモリや個人のメールに名簿をコピーしていない
- 退職した人のアカウントや権限を消している
パスワードの決め方については、小さな事務所のパスワード管理、まず決めておきたい4つのルールも参考にしてください。法律の解釈で迷う場合は、個人情報保護委員会の相談窓口や専門家に確認すると確実です。
テレワークへの対応も考えて
事務所の外から売上や在庫を確認したい、という声も増えています。新しいしくみを選ぶときは、外出先や自宅から安全に使えるかどうかも確認しておきましょう。
よくある失敗
- 機能の多さだけで選び、使わない画面ばかりで入力が面倒になった
- 古いデータを整理しないまま移したため、重複がそのまま残った
- 一部の人だけで決め、実際に入力する人の意見を聞かなかった
- 切り替え後もExcelと新しいしくみを並行して使い続け、二重入力になった
切り替える日を決め、その日からは新しいしくみだけを使うと社内で共有しておくことが、定着のコツです。
相談や検討の前に書き出しておきたいこと
社内で話し合うときや、システム会社・サービスの窓口に相談するときは、次の内容をメモにしておくと話が早く進みます。
- 管理しているお客さまのおおよその件数と、毎月増える件数
- データを入力する人、見る人の人数と役割
- いまExcelで管理している項目の一覧（列の名前を書き出すだけで十分です）
- 一番時間がかかっている作業と、その作業にかかっている時間の目安
- ほかに使っている会計ソフトや請求書のソフトなど、つなげたいもの
- いつまでに切り替えたいか、予算の上限はどれくらいか
このメモがあれば、既製のサービスで足りるのか、作ったほうがよいのかを判断しやすくなり、見積もりや試用の比較もしやすくなります。
まとめ
Excelは悪い道具ではありません。ただ、会社が成長すると、表計算では追いつかない部分が出てきます。「困りごとが何か」を整理し、データをきれいにしておくことが、最適なしくみを選ぶいちばんの近道です。
